Помните ли времето, когато купихте първия компютър във Вашата фирма? Вероятно в началото на тази машина сте имали само 3-4 софтуерни продукта (най-често счетоводна програма, текстов редактор и електронна поща).

Колко компютъра имате в офиса днес? А колко програми използвате - системен софтуер за работа на мрежата, офис пакет, електронна поща, специализирани приложни програми (счетоводни, правни, за моделиране, графичен дизайн и т.н.), антивирусен софтуер и др. Питали ли сте се как тази съвкупност от хардуер и софтуер работи по начина, който желаете?

Това са въпроси, които мениджърите обикновено свързват с разходи, а една от основните задачи на всеки бизнес е тяхното оптимизиране. В дейността на всяка компания им потенциални източници на допълнителни (най-често непредвидени) разходи - ето само няколко най-често срещани:

• разход на време - поради лоша организация или слаба автоматизация някои дейности отнемат много време (което налага назначаване на повече служители, за да извършат необходимата работа т.е. се увеличава и фонда РЗ, а и мениджърите изразходват повече усилия за управление на по-голям брой служители), а и недоволните клиенти стават повече;
  
  
• разходи за преодоляване на последствията от човешки грешки (най-често при голям обем ръчна работа, недостатъчна квалификация или липса на концентрация);
  
  
• разходи за преодоляване на последствията непредвидени събития (например спиране на тока, срив в компютъра на ключов служител и др.);
  
  
• разходи на усилия, при които служителите изразходват сили и енергия в решаване на тривиални задачи и не им остава капацитет за творческо мислене;
  
  
• разходи за възстановяване на щети след злоумишлени действия за разрушаване или кражба на имущество или интелектуална собственост

Изграждането на добре организирана информационна система може да спести много от допълнителните разходи, а основна част от тази система са сървърите - софтуерни и хардуерни.